Als u ESIS als leerlingadministratiesysteem gebruikt, kunt u gebruik maken van een koppeling waarmee u de leerling-, groep- en leerkrachtgegevens automatisch kunt inlezen in de SCOL. U hoeft dan niet meer handmatig de EDEXML te exporteren uit ESIS.
Het importeren doet u ook via de automatische koppeling op het moment dat u de afname wilt klaarzetten. U bepaalt welke groepen u wilt inlezen. En ook nu kunt u meerdere keren binnen één afname de leerling-, groep- en leerkrachtgegevens bijwerken door deze opnieuw in te lezen. Dus ook bij de automatische koppeling houdt u volledig de regie over het aantal imports en de groepen die u inleest op de afname.
De koppeling activeren
Wilt u gebruikmaken van deze koppeling tussen SCOL en ESIS? Volg dan de volgende stappen.
- Activeer eerst de koppeling in ESIS: Import-Export-Koppelingen > Koppelingen. U geeft hierbij een zelf bedachte verificatiecode op.
- Ga terug naar het scherm Koppeling ESIS in SCOL en Voer de verificatiecode in.
- Klik op Activeren.
- U kunt nu verder gaan naar het menu-item EDEXML inlezen. De SCOL zal u dan voorstellen om het inlezen via de koppeling te doen. Wilt u op een ander dan het huidige afnamemoment de EDEXML inlezen, dan past u het bestandstype aan, bijvoorbeeld naar EDEXML 2.0. U ziet dan de afnamemomentkiezer verschijnen.
Als u de koppeling niet heeft geactiveerd en u gaat in SCOL naar Systeembeheer > EDEXML inlezen, dan toont SCOL u eerst een introductiescherm waarin u kunt aangeven of u van de koppeling gebruikt wilt maken. Als u Ja kiest, brengt SCOL u automatisch naar dit scherm Koppeling ESIS.
Download onderaan deze tekst de stappen voor het activeren van de koppeling met schermafbeeldingen.
Foutcodes
Mocht u de stappen correct hebben doorlopen, maar ESIS en SCOL kunnen toch geen verbinding met elkaar maken, dan zal in de SCOL een foutcode worden getoond met een oorzaak. Is de oorzaak van technische aard, neemt u dan contact op met Support.
De SCOL zal ook een foutcode geven als de verificatiecode niet hetzelfde is als in ESIS (foutcode 7) of als de EDEXML die ESIS maakt fouten bevat (foutcode 8). Deze problemen kunt u zelf oplossen, door in het eerste geval de verificatiecode te corrigeren en in het tweede geval de fout in de leerlingenadministratie te corrigeren.
De koppeling kan niet tot stand worden gebracht als het BRIN-nummer van uw vestiging in ESIS anders is dan die in de SCOL. Neem in dat geval contact op met Rovict om de mogelijke oplossingen door te nemen.