Bij de import van een EDEXML-bestand vergelijkt de SCOL de leerlingen in het bestand op een aantal kenmerken als voornaam, achternaam, geboortedatum en geslacht met de leerlingen die eerder al in SCOL zijn geïmporteerd. Als deze overeenkomen, matcht de SCOL de leerlingen. Wanneer drie van de vier kenmerken identiek zijn aan een leerling die al bekend is in de SCOL, zal de SCOL in de stap Handmatig koppelen bij de import aan de gebruiker vragen of het hier om dezelfde leerling gaat.
Het identificeren op groep is een tweede vergelijking die door de SCOL gemaakt wordt. Iedere groep/klas krijgt vanuit het leerlingenadministratiesysteem een code en een naam mee. Het kan voorkomen, bijvoorbeeld als er door de school overgestapt is tussen twee leerlingenadministratiesystemen, dat de codering en naamgeving teveel afwijkt bij een nieuwe import en de SCOL de groep niet meer kan herkennen. Dan zal de SCOL de groep als extra groep importeren. Dit kan om uiteenlopende redenen soms ook leiden tot een dubbele weergave van leerlingen. In dat geval raden wij u aan contact op te nemen met de helpdesk van Rovict voor nadere analyse en eventueel herstel.