Met deze functie leest u de leerling-, groeps-, leerkracht- en leerjaargegevens in op de SCOL-afname.
Over EDEXML
EDEX staat voor EDucatieve EXport. XML is een bestandstype. EDEXML is een standaard die binnen het primair onderwijs veel gebruikt wordt. EDEXML is bedoeld om leerling-, groeps-, leerkracht- en leerjaargegevens op een eenvoudige wijze uit te wisselen tussen softwareprogramma’s. Op deze manier is het niet nodig een dubbele administratie te voeren.
In de SCOL kunnen EDEXML bestanden ingelezen worden. Voor iedere afname is het noodzakelijk om in de SCOL over de meest actuele groepssamenstellingen en leerlinggegevens te beschikken. Immers, indien een leerling ontbreekt in de SCOL kunt u voor deze leerling geen scoreformulier invullen en kan de leerling zelf geen vragenlijst invullen. Het is niet mogelijk om handmatig leerlingen in de SCOL in te voeren.
De stappen van het inlezen
-
EDEXML-bestand inlezen
U dient eerst een keuze te maken voor de manier van inlezen: via de koppeling met ESIS (lees hier meer over de koppeling) of handmatig. Als u de koppeling heeft geactiveerd, staat de kiezer standaard op EDEXML inlezen via ESIS koppeling. Kiest u voor een andere manier van inlezen, dan kunt u ook op andere dan het huidige afnamemomenten inlezen.
Leest u handmatig in, dan kunt u middels <Bestand kiezen> het bestand selecteren. Klik dan vervolgens <Volgende> om verder te gaan.
Heeft u de koppeling geactiveerd maar u krijgt een foutcode, dan leest u hier wat u kunt doen. U kunt in geval van nood ook altijd handmatig de EDEXML inlezen.
Het is de bedoeling dat u voor aanvang van ieder afnamemoment bestanden met actuele leerling-, groeps- en leerkrachtgegevens inleest. Zo kunt u voor iedere leerling resultaten invoeren. -
Waarschuwingen
Het is mogelijk dat de SCOL bij het inlezen van het bestand waarschuwingen toont. Deze waarschuwingen zijn niet altijd blokkerend. Indien het aantal fouten in het bestand beperkt is, kunt u het inlezen voortzetten. Indien er veel fouten in het bestand zitten, wordt het inlezen gestopt. Wij adviseren u om in dit geval een nieuw bestand uit uw leerlingadministratiesysteem te exporteren en een nieuwe poging te doen om dit te importeren in de SCOL. Blijft de fout zich voordoen, neem dan contact op met de supportafdeling van Rovict. - Groepen/klassen kiezen
In deze stap selecteert u de groepen die u wilt inlezen in de SCOL. - Ongekoppelde gegevens
In het ingelezen bestand kunnen leerkrachten en/of leerlingen aangetroffen worden die niet aan een groep gekoppeld zijn. Indien u deze leerkrachten selecteert, worden deze toch ingelezen in de SCOL. U kunt dan voor de leerkrachten een gebruikersaccount aanmaken. Leerlingen die niet aan een groep gekoppeld zijn, kan de SCOL niet inlezen. Indien u dit toch wilt, dient u dit te wijzigen in uw leerlingadministratiesysteem. U kunt vervolgens opnieuw een export maken en deze nogmaals inlezen in de SCOL. - Handmatig koppelen
De SCOL koppelt de gegevens van leerlingen in het bestand aan de gegevens van leerlingen die al bekend zijn in de SCOL. SCOL ‘matcht’ de leerlingen op vier kenmerken: voornaam, achternaam, geboortedatum en geslacht. Komen drie van de vier kenmerken overeen, dan controleert de SCOL in deze stap of het hier inderdaad om dezelfde leerling gaat. Als u aangeeft, dat het om dezelfde leerling gaat, dan koppelt de SCOL de gegevens uit het bestand aan die in de SCOL. Zo kunt u de resultaten van de leerlingen door de schoolloopbaan heen blijven volgen. Gaat het om een andere leerling, dan zal de SCOL de leerling uit het bestand als nieuwe leerling inlezen.
Als de SCOL minder dan drie overeenkomsten aantreft tussen leerlingen, zal de SCOL de conclusie trekken, dat het niet om dezelfde leerling gaat en de leerling uit het bestand sowieso als nieuwe leerling toevoegen. - Gebruikers aanmaken
Indien in de bestanden nieuwe gebruikers zijn aangetroffen, worden deze in stap 6 getoond. Indien u een vinkje voor de gebruikers laat staan, krijgen zij een gebruikersaccount. Door het vinkje weg te halen, voorkomt u dat de SCOL voor die medewerker een gebruiker aanmaakt.
U heeft de mogelijkheid om de inloggegevens van de gebruikers te printen en/of te mailen. Deze keuze maakt u door de selectie voor de gebruikersnaam. Indien u de inloggegevens afdrukt, wordt ieder account op een aparte pagina gezet. Op deze manier is het eenvoudig om de inloggegevens te verspreiden.
Bij iedere gebruiker kunt u aangeven welke rol deze moet krijgen. Meer uitleg over de rollen- en rechtenstructuur in SCOL leest u onder Gebruiksbeheer.
Na de lijst met mogelijke nieuwe gebruikers staat een lijst met gebruikers die wel in de SCOL aanwezig zijn en niet voorkomen in het geïmporteerde bestand. Indien u de gebruikers wilt behouden, hoeft u verder niets te doen. Indien u deze gebruikers uit SCOL wilt verwijderen, kunt u een vinkje voor de gebruikers plaatsen. De gebruikers worden vervolgens verwijderd uit SCOL.
Tot slot wordt op het scherm de mogelijkheid geboden om een nieuwe gebruiker aan te maken. Dit is een gebruiker die niet in het bestand voorkomt en ook niet aanwezig is in de SCOL. Door middel van het plusje achter aan iedere regel kunt u nog een gebruiker toevoegen.